by Mylêne Camu

When I was given the chance to write this Column for Champion, I didn’t hesitate. It is an opportunity to sharejsome of the things I’ve learned during my sport management internship with a national sport governing body (NSGB), (Champion, May 1980).

If I had to describe myself before this experience. I’d probably say I was rather naive. Why? Because as an athlete, all I knew about my particular association, the Canadian Volleyball Association (CVA), was that it had a national office where an executive director, a technical director, and a few other staff members worked all year round. I also knew that there was some kind of an executive committee which met annually and a board of directors which held meetings two or three times a year. I knew very little about what they discussed or the importance of their decisions.

Now that I’m more of an “insider” I can tell you more about it all. Although I did my internship with the Canadian Field Hockey Council (CFHC), I now know that most NSGBs work pretty well the same way. Whether it’s volleyball, basketball, or any of the others, basically it’s the same type of administration. Usually there are a number of volunteers representing each province who get together to form the executive committee and/or board of directors.

Volunteers impress

What bothers some Canadian athletes is the fact that these people are volunteers. Often when one practices a sport intensively, one follows a certain routine of scheduled training sessions and competitions. Whether one likes it or not, it’s almost inevitable for the athlete to be caught in a little world of his/her own at times. When things go wrong, the tendency is to blame the volunteers who are, in many cases, the ones who make decisions affecting the athlete. It’s difficult to have total confidence in people you hardly know, and it’s rather easy to have the impression that they know very little about the sport you’re practising.

Though I’m not ready to swear that all NSGBs have competent volunteers, I do know that the Canadian Women’s Field Hockey Association’s (CWFHA) volunteers are competent. I was lucky enough to attend the annual general meeting (AGM) and I was quite impressed by their way of taking care of business. Each NSGB has a constitution which it must follow to the letter, and it was that way at CWFTA’s AGM. This personal experience has made me less critical of the authorities — the volunteers. As a matter of fact, I have more respect for them because they give their free time to the progress of sport, and that’s a worthy cause.

Roles clarified

There are also “professionals” involved with the general administration of each NSGB. I was under the tutorship of such professionals: Andrea Egan and Janet Beverley, executive and technical director for CFHC and CWFHA respectively.

As I was to find out, the general function of the executive director is to ensure that the national office is run efficiently and that the affairs of the association are carried out in accordance with its plans, policies and budgets. That function in itself takes 95 per cent of the executive director’s time. Consequently, the amount of time allotted to the initiation of new programs and projects is very limited. To hold such a position requires a lot of selforganization, diplomacy and patience. The actual job is a lot less prestigious than the title may suggest. In fact, one of the main duties is to continually update files — files which include membership registration, the minutes of AGMs, board, executive and committee meetings, budgets and financial statements, records of all national and international matches, mailing lists of officials of national and provincial associations, and any other pertinent correspondence. The executive director is also responsible for the stocking and distribution of association publications. These are but a few of the tasks I was involved with.

Technical directors’ functions are directly related to the promotion of the sport. Although the role is primarily defined according to the policies of each NSGB, in general, he/she sees that the sport is well-played, well-taught, well-officiated, and well-understood by the spectators. In Janet’s case, administrative qualities seem to be of considerable value since she works in conjunction with the chairpersons of various technical committees.

Worthwhile opportunity

The experience I acquired has helped me to understand the overall management of a NSGB as well as the coordination of the many services offered by the National Sport and Recreation Centre. The latter proved to be less efficient and more bureaucratic than I expected. I suppose it’s the only negative comment I have to make.

In conclusion, I’d like to encourage all the girls who are interested in the Sport Management Internship Program for Women Athletes to submit their applications. Write to the program c/o Susan Vail, Sport Canada, 365 Laurier Avenue West, Ottawa, Ontario. K1A 0R6. The program will be underway again this fall and I guarantee a great opportunity to acquire working experience in amateur sport.

Athletes’ Dais

par Mylène Camu

Quand on m’a offert d’écrire un article pour Champion, je dois avouer que je n’ai pas hésité à apporter ma collaboration. C’est une occasion unique de m’exprimer et de faire partager toutes les découvertes que j’ai pu faire pendant mon internat en administration au sein d’une association sportive.

Si j’avais à me décrire avant cette expérience, j’opterais pour le terme naïve, car, en tant qu’athlète active, tout ce que je connaissais de l’organisation de mon association particulière, à savoir celle de volleyball, c’est qu’il y avait un Bureau national où un directeur exécutif, un directeur technique ainsi que leur personnel, travaillent pendant toute l’année. Je savais aussi qu’il existe un comité exécutif qui se réunit annuellement et un conseil d’administration qui se réunit deux ou trois fois par année. De là à vous dire ce dont ils discutent, et quelle est l’importance des décisions qu’ils prennent, je n’en avais qu’une très vague idée.

À présent, j’en ai plus long à vous dire à ce sujet. Bien que mon internat se soit passé au sein de la Fédération canadienne de hockey sur gazon, je peux vous affirmer que la majorité dès associations sportives fonctionnent de la même façon; alors, que ce soit celle de volleyball, de basketball ou autre, on trouve à la base le même genre d’administration. G’est-à-dire que des membres bénévoles représentant chacune des provinces font habituellement partie du comité exécutif et du conseil d’administration.

C’est le terme de “bénévoles” qui suscite l’inquiétude de certains athlètes canadiens. Souvent lorsqu’on pratique un sport, on suit une routine particulière à cause de l’entraînement et des compétitions, et on fait partie de son petit monde à part, qu’on le veuille ou non. Lorsque les choses ne tournent pas rond on a tendance à s’en prendre aux bénévoles qui décident de notre sort. Il est évidemment difficile d’avoir une confiance absolue en des personnes qu’on ne connaît guère ou pas du tout, et il est facile d’avoir l’impression qu’ils ne connaissent rien au sport qu’on pratique. Quoique je ne sois pas prête à jurer que toutes les associations sportives ont à leur tête des membres bénévoles compétents, je suis d’avis que ceux de l’Association canadienne féminine de hockey sur gazon le sont. Si je peux me permettre de l’affirmer, c’est parce que j’ai eu l’occasion d’assister à leur réunion générale annuelle et que j’ai été très impressionnée par la façon dont les affaires d’ordre administratif furent gérées. Toute association a une constitution qui doit être suivie à la lettre — et ce fut le cas lors de cette réunion. Alors, suite à cette expérience personnelle particulière, je m’abstiens de critiquer les grands patrons ou patronnes dits bénévoles. Au contraire, ils ont gagné mon estime, car ils donnent de leur temps, gratuitement, pour le progrès du sport; et cela, c’est important.

Il y a les directeurs exécutif et technique, lesquels ont un rôle important à jouer pour le bon fonctionnement de l’association. Mon internat se faisait sous la tutelle des personnes qui occupaient ces deux postes au sein de l’A.F.C.H.G., à savoir Andrea Egan et Janet Beverley, toutes deux très calées dans leurs domaines respectifs.

La tâche primaire du directeur exécutif est de veiller à ce que les affaires quotidiennes soient réglées au Bureau national selon les politiques et le budget de l’association pour laquelle il est employé, une tâche qui occupe normalement 95% de son temps. Il va sans dire que cela lui laisse très peu de temps pour concevoir et essayer d’implanter de nouveaux projets et de nouvelles idées. C’est un poste qui demande beaucoup d’organisation, de diplomatie et de patience; cet emploi est beaucoup moins prestigieux que son titre ne le suggère. Entre autre, il (elle) doit s’assurer que les dossiers sont régulièrement mis à jour — dossiers dans lesquels on range les copies de l’inscription des membres, tous les rapports des réunions importantes, les dossiers tenant compte de tous les résultats des compétitions nationales et internationales, les budgets et rapports financiers, les listes de noms et adresses des arbitres des associations nationale et provinciales, ainsi que toute autre correspondance pertinente. Il (elle) est aussi responsable des diverses publications émises par l’association, c’est-à-dire de leur vente ou de leur circulation parmi tous les membres. Ce sont là certaines des tâches que j’ai appris à connaître, puisqu’elles m’étaient en partie déléguées.

Quant au directeur technique, ses fonctions se rattachent directement à la promotion du sport en tant que tel. Quoique son rôle soit défini par rapport aux politiques de l’association pour laquelle il (elle) travaille, il (elle) s’occupe en général de veiller à ce que le sport soit bien pratiqué, bien enseigné, bien arbitré, et bien compris des spectateurs qui s’y intéressent. Dans le cas de Janet, les critères administratifs sont plus valorisés, parce qu’elle travaille en collaboration avec les grands responsables des divers comités techniques.

L’expérience que j’ai acquise ce printemps m’a fait connaître le fonctionnement d’une machine administrative, ainsi que la coordination de toutes sortes de services offerts par le Centre national du sport et de la récréation. Le seul fait que j’aie à déplorer, c’est que le rayon d’action de ce dernier est trop grand pour s’avérer aussi efficace qu’il le devrait par suite des exigences de la bureaucratie.

En terminant, j’encourage toutes celles qui sont intéressées par le Programme de gestion sportive pour femmes athlètes, à poser leur candidature auprès du Susan Vail, Sport Canada, 365 avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario), K1A 0R6; en effet, ce programme sera à nouveau en vigueur cet automne.